Prowadzenie akt osobowych

  • pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdego pracownika;
  • akta osobowe powinny składać się z 4 części (A, B, C i D), a każda część powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów (spis dokumentów);

część A –  dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,

część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika,

część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika;

część D – obejmuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

  • wszystkie dokumenty powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane;
  • w aktach osobowych znajdują się wyłącznie kopie bądź odpisy składanych dokumentów – oryginałów można żądać do wglądu, w celu sporządzenia odpisu, kopii;
  • akta osobowe należy przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia zatrudnienia;
    • 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku;
  • obowiązkiem pracodawcy jest zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej przed zniszczeniem, uszkodzeniem oraz dostępem osób niepowołanych;
  • pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji pracowniczej lub pozostawia dokumentację oraz akta osobowe w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 złotych do 30 000 złotych.

Podstawy prawne:

  • Kodeks pracy,
  • Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.