Obliczanie wynagrodzenia za czas nieobecności z powodu urlopu wypoczynkowego

Zasadą jest, że pracownikowi za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje takie wynagrodzenie, jakie otrzymałby, gdyby w tym czasie pracował.
W przypadku otrzymywania przez pracownika stałego wynagrodzenia, nie ma potrzeby dodatkowych obliczeń – czas urlopu traktowany jest jak czas pracy. Natomiast w przypadku otrzymywania składników zmiennych należy obliczyć wynagrodzenie urlopowe.

Podstawa prawna: § 7 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.


Obliczanie podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego

Obliczając wynagrodzenie urlopowe, nie należy uwzględniać składników wynagrodzenia, które mają charakter jednorazowy, nieperiodyczny bądź przysługują z tytułu rozwiązania umowy o pracę, a są to:
– jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź określonych osiągnięć (nagrody, dodatki specjalne),
– wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
nagrody jubileuszowe,
wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz wynagrodzenie za czas innej usprawiedliwionej nieobecności
– ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy,
– dodatkowe wynagrodzenie radcy prawnego za czas zastępstwa sądowego,
wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby,
– kwota wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
– nagrody z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne, należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
– odprawy emerytalne lub rentowe, inne odprawy pieniężne,
– odszkodowanie w związku z rozwiązaniem umowy o pracę;
Jest to katalog zamknięty.
Podstawa prawna: §6 rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.


Pozostałe składniki wynagrodzenia należy uwzględnić przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, czyli składniki, które mają charakter stały, są wypłacane periodycznie, mają ścisły związek z wykonywaną pracą, w tym:
– wynagrodzenie zasadnicze,
– wynagrodzenie za prace w godzinach nadliczbowych,
– dodatek za prace w porze nocnej,
– dodatek stażowy, dodatek funkcyjny,
– dodatek za szkodliwe i niebezpieczne warunki pracy,
– premie i nagrody periodyczne, dodatki;


Obliczając wynagrodzenie urlopowe należy pamiętać, że:

1. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (miesięczne wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny, dodatek stażowy, stała miesięczna premia regulaminowa) uwzględnia się w wynagrodzeniu w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Czyli w przypadku urlopu te składniki są wypłacane w wysokości przyznanej w miesiącu, w którym pracownik realizuje urlop.

2. Składniki przysługujące w zmiennej wysokości przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (wynagrodzenie określone stawką godzinową, premia przy stawce godzinowej, wynagrodzenie prowizyjne, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej, premia w różnej wysokości) uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a jeżeli ulegają znacznym wahaniom – liczonych maksymalnie z 12 miesięcy.
W momencie udzielenia urlopu obliczamy tzw. średnią urlopową ze składników zmiennych wypłaconych w okresie ostatnich trzech miesięcy poprzedzających udzielenie urlopu.

3. Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc nie są uwzględniane (premia kwartalna, półroczna, roczna, nagrody jubileuszowe) oraz wynagrodzenie za czas choroby, urlopu. Są to składniki wyłączone. Wypłaca się w przyjętych terminach ich wypłaty.

Czyli do obliczeń przyjmujemy tylko składniki określone w punkcie 2.


Przepis na obliczanie średniej urlopowej dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie zmienne:

  • ustalamy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 miesięcy bądź maksymalnie z 12 miesięcy poprzedzających urlop (sumujemy składniki zmienne),
  • określamy liczbę przepracowanych godzin w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej (czas faktycznie przepracowany),
  • ustalamy stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie),
  • mnożymy stawkę za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

Przykład: pracownik w grudniu 2017 r. korzystał z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 12 dni (96 godzin). Jego wynagrodzenie składa się z wynagrodzenia zasadniczego w stałej kwocie 3600 zł oraz zmiennych miesięcznych prowizji. W styczniu prowizja wyniosła 400 zł. W poprzednich miesiącach pracownik otrzymał następujące wynagrodzenia prowizyjne:

  • we wrześniu – 550 zł,
  • w październiku – 480 zł,
  • w listopadzie – 520 zł,

oraz przepracował odpowiednio:

  • we wrześniu – 168 godz.,
  • w październiku – 176 godz.,
  • w listopadzie – 160 godz.

Wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości i uwzględnia się je w wynagrodzeniu w wysokości należnej w miesiącu wypoczynku (3600,00 złotych).
Ale wynagrodzenie prowizyjne to zmienny składnik wynagrodzenia, przyjmujemy do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie.

1. Sumujemy więc wynagrodzenie prowizyjne wypłacone we wrześniu, październiku i listopadzie 2017 roku:
550 zł + 480 zł + 520 zł = 1550 zł.

2. Następnie sumujemy czas przepracowany w tych miesiącach:
168 godz. + 176 godz. + 160 godz. = 504 godz.

3. Ustalamy średnie wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu sumę prowizji z 3 miesięcy dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące:
1550,00 zł : 504 godz. = 3,08 zł/godz.

4. Obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia.
Stawkę za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu:
3,08 zł/godz. × 96 godz. = 295,68 zł.

[Obliczając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy pamiętajmy o obliczeniu i zsumowaniu wynagrodzenia za urlop ze wszystkich zmiennych składników wynagrodzenia]

W wynagrodzeniu brutto pracownika za styczeń należy uwzględnić stałe składniki wynagrodzenia wypłacając je w wysokości przyznanej w miesiącu, w którym poszedł na urlop oraz średnią urlopową ze składników zmiennych.

Jeżeli u pracownika nie wystąpiły żadne inne nieobecności wówczas wynagrodzenie brutto w styczniu wyniesie:
3600,00 złotych + 400,00 zł + 295,68 złotych = 4 295,68 złotych.


W liczbie godzin przepracowanych należy uwzględnić wszystkie godziny świadczenia przez pracownika pracy, tj. również te, które są godzinami ponadwymiarowymi.

Przykład: pracownik w okresie od 3 do 5 stycznia 2018 r.  (3 dni = 24 godziny) przebywał na urlopie wypoczynkowym. Na jego pensję składa się płaca zasadnicza w stałej wysokości 3500 zł oraz dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Pracownik w miesiącach poprzedzających urlop otrzymał następujące wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych:

  • w październiku – 298,40 zł,
  • w listopadzie – 218,80 zł,
  • w grudniu – 460,60 zł,

oraz przepracował odpowiednio:

  • w październiku – 176 godz. i 10 godz. nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 50%),
  • w listopadzie – 160 godz. i 5 godz. nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 100%),
  • w grudniu – 152 godz. i 10 godz. nadliczbowych (opłacanych dodatkiem 100%).

1. Wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości. W wynagrodzeniu uwzględnia się je w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu.

2. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych jest zmiennym składnikiem wynagrodzenia. Do podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego przyjmujemy wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za nadgodziny w październiku, listopadzie i grudniu 2017 r. Sumujemy zmienne składniki wynagrodzenia:
298,40 zł + 218,80 zł + 460,60 zł = 977,80 zł.

3. Następnie sumujemy czas przepracowany w okresie tych 3 miesięcy:
176 godz. + 10 godz. nadliczbowych + 160 godz. + 5 godz. nadliczbowych + 152 godz. + 10 godz. nadliczbowe = 513 godz.

4. Ustalamy średnie wynagrodzenie za 1 godzinę ze zmiennych składników wynagrodzenia. W tym celu sumę zmiennych składników wynagrodzenia dzielimy przez liczbę godzin przepracowanych przez te 3 miesiące:
977,80 zł : 513 godz. = 1,91 zł/godz.

5. Obliczamy wynagrodzenie za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia:
– stawkę za 1 godzinę urlopu ze zmiennych składników wynagrodzenia mnożymy przez liczbę godzin urlopu:
1,91 zł/godz. × 24 godz. = 45,84 zł.

6. Obliczamy wynagrodzenie pracownika za styczeń – sumujemy wynagrodzenie przysługujące za styczeń z wynagrodzeniem za urlop ze zmiennych składników wynagrodzenia:
3 500,00 zł + 45,84 zł = 3 545,84 zł.


Jeżeli w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru, nastąpiły zmiany w składnikach wynagrodzenia przysługujących za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc lub nastąpiły zmiany w ich wysokości i zostały one wprowadzone przed rozpoczęciem urlopu lub w miesiącu jego rozpoczęcia, podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić ponownie z uwzględnieniem tych zmian (§10 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).


Jeśli w trakcie urlopu pracownik utracił prawo do jakiegoś składnika wynagrodzenia, to od dnia utraty do niego prawa nie może być on brany pod uwagę przy obliczaniu wynagrodzenia za okres urlopu, pomimo, że występował w czasie, z którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego. Gdyby pracownik pracował zamiast wykorzystywać urlop, to nie otrzymałby już tego składnika.


Szczególne zasady stosuje się również, gdy w okresie, z którego ustalana jest podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego, pracownik np. dłużej chorował lub był na urlopie bezpłatnym. Jeśli przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy (lub pełne miesiące kalendarzowe), pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za okresy nie dłuższe niż miesiąc, przy ustalaniu podstawy wymiaru uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi należało się takie wynagrodzenie (§ 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop).


Przykład: pracownik w styczniu 2018 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym przez 10 dni.
Do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego powinno się przyjąć wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w październiku, listopadzie i grudniu 2017 r.
Ale pracownik w okresie od 5 sierpnia 2017 r. do 31 października 2017 r. przebywał na urlopie bezpłatnym.
W związku z tym podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego należy ustalić biorąc pod uwagę wynagrodzenie wypłacone pracownikowi w listopadzie i grudniu 2017 r. oraz w lipcu 2017 r.
Za okres urlopu bezpłatnego pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie za pracę, więc okres ten należy pominąć.


Sytuacja, w której pracownik pracuje krócej niż okres, jaki powinien być przyjęty do podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas urlopu i brak możliwości ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego z pełnych 3 (12) miesięcy:

  • należy przyjąć do obliczeń wszystkie składniki zmienne przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc i uwzględnić w podstawie wymiaru w wysokości faktycznie wypłaconej za okres faktycznie przepracowany.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.