Lista płac

Lista płac nie jest  dokumentem wymaganym przez przepisy prawne, ale jest nieodzowna dla prawidłowego ustalenia kwoty wynagrodzenia do wypłaty dla pracownika oraz kwot składek (ZUS) i zobowiązań podatkowych (urząd skarbowy). 

Lista płac powinna zawierać kwoty:

  • składek na ubezpieczenia społeczne, w części finansowanej przez pracownika i przez pracodawcę,
  • składek na ubezpieczenie zdrowotne,
  • zaliczek na podatek dochodowy,
  • ewentualnych potrąceń przymusowych lub dobrowolnych dokonywanych na podstawie art. 87 i 91 k.p,
  • dochodu pracownika należnego do wypłaty.

Na podstawie listy płac sporządza się inne dokumenty, takie jak: deklaracje podatkowe (PIT-11, PIT-4R), deklaracje i raporty miesięczne do ZUS.

Listy płac można prowadzić w formie elektronicznej (czyli np. w programie kadrowo-płacowym), pod warunkiem możliwości ich wydruku w każdym momencie.

Lista płac może być tworzona jedna, dla wszystkich pracowników.


Pozycje listy płac wraz z wyjaśnieniem

L.p.WyszczególnienieUwagi
1PrzychódWszystkie podlegające opodatkowaniu przychody brutto (więcej w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof): wypłaty pieniężne, wartość pieniężna świadczeń w naturze, nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych świadczeń, świadczenia ponoszone za pracownika; należy wyodrębnić wszystkie składniki przychodu (wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki itd.), także wynagrodzenie chorobowe, zasiłek (jeżeli pracodawca jest jego płatnikiem*);
2Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownikaPodstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód ustalony do celów podatkowych, z wyjątkiem:
- wynagrodzenia chorobowego,
- zasiłków,
- przychodów wyłączonych z podstawy wymiaru tych składek.
(więcej o ustalaniu podstawy składek na kolejnej stronie)
3Składki na ubezpieczeniaKwoty naliczonych składek: emerytalnej (9,76%), rentowej (1,5%), chorobowej (2,45%). Razem składki: 13,71% podstawy wymiaru, w części obciążającej dochód pracownika.
4Podstawa wymiaru składki zdrowotnejPodstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne po odliczeniu części tych składek finansowanych przez ubezpieczonego (poz. 2 - poz. 3); w podstawie wymiaru składki zdrowotnej należy uwzględnić wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę.
5Składka zdrowotna:
a. należna do ZUS (9%)
b. do odliczenia od zaliczki na podatek (7,75%)
Kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne
- należna do ZUS (9%),
- podlegająca odliczeniu od zaliczki na podatek (7,75%);
jeżeli naliczona składka do ZUS (9%) jest wyższa od zaliczki na podatek – przed odliczeniem składki zdrowotnej – to składkę obniżamy do wysokości tej zaliczki.
6Koszty uzyskania przychodówKoszty uzyskania przychodów:
- zwykłe: 111,25 zł
- podwyższone: 139,06 zł – dla pracowników nieotrzymujących dodatku za rozłąkę, których czasowe lub stałe miejsce zamieszkania jest położone w innej miejscowości niż zakład pracy.
7Podstawa opodatkowania:
[poz. 1 - poz. 3 - poz. 6]
Podstawę opodatkowania stanowi przychód pomniejszony o składki na ubezpieczenia społeczne (13,71%) oraz o koszty jego uzyskania (111,25 zł lub 139,06 zł). Podstawę opodatkowania narastająco od początku roku należy ewidencjonować, by prawidłowo ustalić moment pobrania wyższej zaliczki na podatek w razie przekroczenia pierwszego przedziału skali podatkowej; na liście płac nie jest konieczna, ale w imiennej karcie przychodów danego pracownika jest obowiązkowa.
8Zaliczka na podatek dochodowy:
a. wyliczona [(poz. 7 × 18%) – 46,33 zł]
b. do zapłaty do US [poz. 8a - 5b]
a. zaliczka na podatek dochodowy – naliczona od dochodu miesięcznego według stawki 18% lub 32%.
b. zaliczka na podatek należna do urzędu skarbowego (po odliczeniu składki zdrowotnej w wymiarze 7,75% i po zaokrągleniu do pełnych złotych).
9Dochód nettoKwota netto – przychód pieniężny po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek.
10PotrąceniaWysokość potrąceń, np. na podstawie tytułów egzekucyjnych, zajęć komorniczych np. z tytułu niespłaconej pożyczki.
11DoliczeniaDoliczenia – należności/świadczenia zwolnione zarówno ze składek ZUS, jak i z podatku dochodowego, np. ekwiwalent za pranie odzieży roboczej
12Do wypłatyKwota do wypłaty po potrąceniach i doliczeniach
Data i podpisData sporządzenia listy, podpis osoby sporządzającej i zatwierdzającej listę do wypłaty
Koszty pracodawcy i ich wysokośćLista powinna zawierać również część kosztową pracodawcy, tzn. składki, które finansuje z własnych środków za pracownika na:
- ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (6,5%),
- ubezpieczenie wypadkowe – według stopy, jaka obowiązuje pracodawcę zgodnie z profilem jego działalności,
- Fundusz Pracy (2,45%),
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%).

* pracodawca wypłaca zasiłki, jeżeli zatrudnia więcej niż 20 pracowników.


Termin sporządzenia listy płac

Listę płac należy przygotować przed terminem wypłaty.
Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Wynagrodzenie należne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości (nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego). W określonym terminie wypłaty wynagrodzeń pracownik powinien dysponować pieniędzmi, dlatego listę płac należy przygotować odpowiednio wcześniej.

Przykład: termin wypłaty przypada w ostatnim dniu miesiąca, którym jest niedziela, a sobota jest w zakładzie dniem wolnym od pracy, a więc pracownik powinien otrzymać wypłatę w piątek.

Gdy firma rozlicza się z pracownikami bezgotówkowo (konto bankowe), środki powinny się znaleźć na koncie pracownika w dniu określonym jako termin wypłaty.

Listy płac mogą być sporządzane częściej niż raz w miesiącu, jeżeli pracodawca dokonuje większej liczby wypłat (zaliczki, dodatkowe premie).


Okres przechowywania listy płac

Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. 

Podstawa prawna: art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 2017 poz. 1383).