Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy (bieżący i zaległy), bez względu na:
– sposób i przyczynę rozwiązania stosunku pracy (nie ma znaczenia czy do rozwiązania umowy doszło wskutek wypowiedzenia dokonanego przez pracownika czy też przez pracodawcę),
– powód wygaśnięcia stosunku pracy.

Ale jeżeli strony stosunku pracy postanowią o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie kolejnego zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy, nie ma obowiązku wypłaty tego świadczenia. Należy zawrzeć z pracownikiem porozumienie o wykorzystaniu nabytego urlopu wypoczynkowego w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę.

Warto zaznaczyć, że pracodawca może wysłać pracownika na urlop w czasie trwania okresu wypowiedzenia, a w tym przypadku udzielenie urlopu nie wymaga zgody pracownika
(art. 167¹ KP).


Zasady obliczania ekwiwalentu przypominają zasady obliczania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowego, ze zmianami określonymi w przepisach § 15–19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. 1997 Nr 2 poz. 14).

Ustalając ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nie bierzemy pod uwagę:
– jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
– wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
– nagród jubileuszowych,
– wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
– ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
– dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
– wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
– kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
– nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
– odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
– wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy,
– należności przysługujących pracownikowi zgodnie z przepisami ustawy o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców – w okresie objęcia go przestojem ekonomicznym lub obniżonym wymiarem czasu pracy.

Wszystkie inne składniki przyjmuje się do obliczania ekwiwalentu:

  • stałe składniki wynagrodzenia: w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu,
  • zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uzyskane przez pracownika w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z okresu tych 3 miesięcy (np. stawka godzinowa, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki nocne),
    • należy te składniki zsumować, a następnie otrzymaną kwotę podzielić przez 3, uzyskując przeciętne wynagrodzenie w miesiącu (jeżeli przez cały okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu za urlop lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie, wówczas uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi wynagrodzenie przysługiwało),
  • składniki za okresy dłuższe niż miesiąc: wypłacone podczas 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (będą to premie kwartalne).

Jeśli pracownik z powodu choroby lub urlopu bezpłatnego nie przepracował pełnego wymaganego 3-miesięcznego okresu poprzedzającego miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, wówczas wynagrodzenie, jakie faktycznie otrzymał z całego okresu, dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.


  1. Ustalone w powyższy sposób kwoty wszystkich składników wynagrodzenia sumuje się i otrzymaną sumę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentowy, aby obliczyć ekwiwalent za jeden dzień urlopu.

Współczynnik do ekwiwalentu pieniężnego za urlop:
– wyraża średniomiesięczną liczbę dni pracy w roku kalendarzowym,
– ustala się go odrębnie w każdym roku kalendarzowym,
– służy do obliczania ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu danego roku (czyli przy wypłacie ekwiwalentu stosuje się współczynnik z tego roku, w którym ekwiwalent jest wypłacany).
Jeżeli zatem w 2018 r. pracodawca wypłaca ekwiwalent za niewykorzystany urlop należny za 2017 r., wówczas do obliczenia ekwiwalentu za ten urlop stosuje się współczynnik z 2018 r.

Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Ustawa z dnia 18 stycznia 1951 roku o dniach wolnych od pracy (Dz. U. 2015 poz. 90) określa, że dniami świątecznymi są:

  • 1 stycznia – Nowy Rok,
  • 6 stycznia – Święto Trzech Króli,
  • pierwszy (zawsze niedziela) i drugi dzień Wielkanocy,
  • 1 maja – święto państwowe,
  • 3 maja – święto narodowe,
  • pierwszy dzień Zielonych Świątek (zawsze niedziela),
  • Boże Ciało,
  • 15 sierpnia – Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny,
  • 1 listopada – Wszystkich Świętych,
  • 11 listopada – Narodowe Święto Niepodległości,
  • 25 i 26 grudnia – pierwszy i drugi dzień Bożego Narodzenia.

Dniem wolnym od pracy zgodnie z powołaną wyżej ustawą jest również każda niedziela.

W 2018 r. współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego wynosi 20,92.
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wartość współczynnika, ustaloną dla zatrudnionych na cały etat, obniża się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Wartości współczynnika ekwiwalentowego dla pracowników niepełnoetatowych w 2018 roku:

  • ¼ etatu –  5,23
  • ½ etatu – 10,46
  • ¾ etatu – 15,69

2. Ustalony ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez liczbę godzin odpowiadającą dobowej normie czasu pracy (8 godz.) i mnożymy otrzymany wynik przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.


Obliczanie ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy – przepis:

  • ustalamy stałe składniki wynagrodzenia,
  • ustalamy zmienne składniki za okresy miesięczne z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumujemy składniki zmienne za okresy miesięczne z okresu 3 miesięcy),
    -> obliczamy przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy miesięczne (sumę składników zmiennych za okresy miesięczne dzielimy przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),
  • ustalamy składniki zmienne za okresy kwartalne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (sumujemy składniki kwartalne),
    -> obliczamy przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy kwartalne (sumę składników zmiennych za okresy kwartalne dzielimy przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione),
  • ustalamy składniki zmienne za okresy roczne z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu,
    -> obliczamy przeciętną wysokość zmiennych składników przysługujących za okresy roczne (sumę składników zmiennych za okresy roczne dzielimy przez 12),
  • ustalamy podstawę ekwiwalentu (sumujemy składniki stałe i składniki zmienne w przeciętnych wysokościach z okresów, z których zostały ustalone),
    [- ewentualnie sami obliczamy wysokość współczynnika ekwiwalentowego],
  • obliczamy ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentową dzielimy przez współczynnik ekwiwalentowy),
  • obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy),
  • ustalamy liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego,
  • obliczamy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego).

Przykład: 31 stycznia 2018 r. z pracownikiem zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, z dobową normą czasu pracy równą 8 godzinom, rozwiązano umowę o pracę.
W dniu rozwiązania umowy pracownik nabył prawo do ekwiwalentu za 8 dni (64 godziny) urlopu. Jego pensja składała się ze stałego wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 2500 zł oraz zmiennych premii miesięcznych.

Pracownik otrzymał następujące premie:
– w grudniu – 450 zł,
– w listopadzie – 500 zł,
– w październiku– 550 zł.

  1. Wynagrodzenie zasadnicze określone jest w stałej wysokości, więc w podstawie ekwiwalentowej uwzględnimy wynagrodzenie w wysokości należnej w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu, czyli w kwocie 2500 zł.
  2. Do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop ze zmiennych składników przyjmiemy natomiast przeciętną wysokość premii wypłaconych pracownikowi w okresie od października do grudnia 2017 r. – sumujemy składniki, a następnie dzielimy przez liczbę miesięcy, z których zostały one uwzględnione:
    450 zł + 500 zł + 550 zł = 1500 zł,
    1500 zł : 3 miesiące = 500 zł.
  3. Następnie:
  • ustalamy podstawę ekwiwalentową (suma wynagrodzenia ustalonego ze stałych i zmiennych składników):
    2500 zł + 500 zł = 3000 zł,
  • ustalamy ekwiwalent za 1 dzień urlopu (podstawę ekwiwalentu dzielimy przez obowiązujący w 2018 r. współczynnik do ekwiwalentu):
    3000 zł : 20,92 = 143,40 zł,
  • ustalamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu (ekwiwalent za 1 dzień urlopu dzielimy przez dobową normę czasu pracy, tj. 8 godzin):
    143,40 zł : 8 godzin = 17,93 zł/godz.,
  • ustalamy ekwiwalent za wszystkie godziny niewykorzystanego w naturze urlopu wypoczynkowego (ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnożymy przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu):
    17,93 zł/godz. × 64 godziny = 1147,52 zł.

Pracownikowi w dniu rozwiązania stosunku pracy należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop w wysokości 1147,52 zł.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.