Dokumenty towarzyszące liście płac

Aby prawidłowo sporządzić listę płac, potrzebujemy informacji i danych zawartych w określonych dokumentach.

Dokumenty do celów rozliczeniowych (potrzebne w celu naliczenia wynagrodzenia):

  • umowa o pracę,
  • przyznane premie lub prowizje,
  • lista obecności,
  • ewidencja czasu pracy (urlopy, dni wolne dla osoby wychowującej dziecko w wieku do 14 lat zgodnie z art. 188 k.p., godziny nadliczbowe, nocne),
  • zwolnienia lekarskie (zaświadczenia ZUS ZLA o niezdolności do pracy lub sprawowaniu opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny),
  • polecenia wyjazdów służbowych (delegacje).

Dokumenty do celów podatkowych/ubezpieczeniowych

1. PIT-2 oświadczenie o możliwości stosowania kwoty zmniejszającej podatek przy obliczaniu zaliczki na podatek; pracownik powinien złożyć przed pierwszą wypłatą w danym roku podatkowym; raz złożone oświadczenie zachowuje ważność do ewentualnej zmiany stanu faktycznego,

  • pracownik nie składa oświadczenia PIT-2 jeżeli prowadzi firmę, osiąga dochody z najmu, dzierżawy, otrzymuje emeryturę lub rentę,
  • jeżeli pracownik złoży PIT-2, to miesięczne zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych zmniejszają się o 1/12 kwoty zmniejszającej podatek:
    556,02/12 = 46,33 zł.

PIT – 2 składa się przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w danym roku podatkowym, w którym pracownik stwierdza, że:

  • nie otrzymuje emerytury lub renty,
  • nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,
  • nie osiąga dochodów z działalności gospodarczej, najmu, dzierżawy,
  • nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia lub od biura terenowego FGŚP,
  • nie osiąga innych dochodów, od których jest odliczana ulga,
  • ten zakład pracy jest właściwy do stosowania tego zmniejszenia (jeżeli pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy, to tylko jeden zakład może być upoważniony do pomniejszania zaliczki na podatek o kwotę zmniejszającą).

Pracownik jest zobowiązany poinformować swojego pracodawcę, jeżeli w ciągu roku uzyska dochody z wyżej wymienionych źródeł.
Pracownik składa wówczas ponownie oświadczenie PIT-2.

Oświadczenie PIT-2 nie składa się w kolejnych latach, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Należy zaznaczyć, że konsekwencje wynikające z nieaktualizowania informacji ciążą na pracowniku.


Pracodawca ma obowiązek obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od pracowników (przychody ze stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy).

Obowiązują dwa progi podatkowe 18% i 32%.
Zaliczki na podatek nie pomniejsza się o kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli dochody podatnika przekroczą kwotę 85 528 zł.

Dla celów obliczania zaliczek na podatek dochodowy uznaje się uzyskane w ciągu miesiąca przychody oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych wypłacane przez płatnika po odliczeniu:

  • kosztów uzyskania przychodu wynoszących 111,25 zł lub 139,06 zł,
  • składek na ubezpieczenia społeczne potrącone przez płatnika w danym miesiącu.

Podstawa prawna: art. 32 ust. 3 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2018 poz. 200).


2. Oświadczenie o spełnieniu przez pracownika warunków do stosowania przez pracodawcę podwyższonych kosztów uzyskania przychodów:

  • obowiązuje do ewentualnego odwołania go przez pracownika, np. gdy zmieni on miejsce zamieszkania,
  • pracownik nie składa oświadczenia, jeżeli zamieszkuje w miejscu,  w którym znajduje się zakład pracy.

Koszty uzyskania przychodu:

  • wpływają na dochód pracownika, uwzględniane są przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy,
  • mogą być:
    • podstawowe: 111,25 złotych; przysługują każdemu pracownikowi otrzymującemu przychód ze stosunku pracy,
    • podwyższone: 139,06 złotych; przysługują, jeżeli pracownik mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Podstawa prawna: art. 22 ust. 2, art. 26 ust. 1 pkt 2, art. 27, art. 32 ust. 5 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, Dz. U. 2018 poz. 200.


3. Oświadczenie pracownika, że za dany rok zamierza opodatkować dochody łącznie z małżonkiem i w związku z tym:

  • zaliczki za wszystkie miesiące roku podatkowego wynoszą 18% dochodu uzyskanego w danym miesiącu (założenie: dochody podatnika przekroczą górną granicę pierwszego przedziału skali, ale małżonek nie uzyskuje żadnych dochodów lub mieszczą się one w niższym przedziale skali).

Podstawa prawna: art. 32 ust. 1a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2018 poz. 200).


4. Zawiadomienie pracownika o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, jeżeli do ich opłacania jest zobowiązany więcej niż jeden płatnik (czyli pracownik jest zatrudniony w kilku zakładach pracy),

  • po  przekroczeniu tzw. 30-krotności, czyli rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe, pracodawca nie opłaca składek na te ubezpieczenia, ale wciąż opłaca składki na ubezpieczenia: chorobowe, wypadkowe, FGŚP i Fundusz Pracy,
  • za skutki błędnego zawiadomienia powodującego nieopłacenie należnych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe odpowiada ubezpieczony (pracownik).

Podstawa prawna: art. 19 ust. 6 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 2017 poz. 1778).