Praca zdalna “w dychę”

Czyli dziesięć punktów stanowiących podstawowe zasady pracy zdalnej.

Jedną z konsekwencji obecnej sytuacji wywołanej epidemią jest konieczność wykonywania przez wielu pracowników swoich obowiązków służbowych w ramach „home office”.
Z dnia na dzień musieli się dostosować do nowej organizacji pracy pomimo braku przygotowania, czy wcześniejszego doświadczenia w pracy w powyższym systemie. Jeżeli jesteś jednym z nich, to zapraszam do czytania.

Pokusiłam się zatem o zabranie i przygotowanie kilku najważniejszych zasad, które mam nadzieje pomogą zarówno w organizacji, jak i zadbaniu o własny komfort psychiczny i fizyczny w ramach pracy zdalnej.

I. Plan

Zaplanuj dzień i określ zadania, które masz do wykonania. Ale uwaga: nie należy planować 100 proc. swojego  czasu, bowiem zawsze znajdą się różnego rodzaju rozpraszacze, czy nagłe i pilne zadania. Dlatego przyjmij, że 20% czasu pozostaje bez dokładnego określenia jego przeznaczenia. Sprawy nagłe, nieplanowane wcześniej też pojawiały się w firmie, są naturalne. Dlatego planowanie całego naszego czasu z góry skazane jest na porażkę, prowadzi do frustracji, niekiedy znacznego wydłużania czasu pracy. A pozostawione, niedokończone zadania mogą nas później męczyć do końca dnia.

II. Godziny pracy

W ramach planu wyznacz dokładnie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy i najważniejsze: trzymaj się ich. Normy czasu pracy określają dopuszczalny czas pracy, który nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciotygodniowym tygodniu pracy. Oczywiście są wyjątki, zgodnie z którymi dobowy wymiar czasu pracy może zostać przedłużony. Zatem, jeżeli pracujesz jednego dnia więcej niż 8 godzin, pamiętaj o zrównoważeniu tego czasu. Odpoczywaj.

Jednakże najlepiej nie przedłużać czasu, bowiem im dłużej pracujesz tym jesteś bardziej zmęczony, a wówczas efekty mogą odbiegać od oczekiwanych. Co więcej, wydaje nam się, że dzięki zaoszczędzonemu czasowi na dojazdach do pracy, mamy go więcej, a to może powodować odsuwanie pracy na tzw. później, przez co dzień pracy nam się rozciąga i budzimy się o 16:00. Co robimy? Wydłużamy czas pracy o kolejne godziny, by ukończyć projekt.

Ale być może należysz do osób, które nie lubią, kiedy tworzy im się dodatkowe ciśnienie związane z konkretnymi godzinami pracy. Zatem jeżeli nie masz wymogów, co do konkretnych godzin, a co więcej całkowicie odpowiada ci to rozwiązanie, to pracuj, kiedy chcesz i możesz.

III. Przerwy

Określ zawczasu godziny przerw na jedzenie, odpoczynek, kawę. Jest to bardzo ważne. W pracy niektóre przerwy odbywają się naturalnie: idziesz na kawę, rozmawiasz ze współpracownikami. Masz chwilę, by odreagować. Dlatego przerwy zaplanuj, pomyśl zawczasu, co zrobisz, jak się odprężysz i ustaw przypomnienia.

Pamiętaj o przerwach zagwarantowanych przez Kodeks pracy.

Pracownik, który w danej dobie pracowniczej świadczy pracę przez co najmniej 6 godzin, ma prawo do trwającej co najmniej 15 minut przerwy w pracy wliczanej do czasu pracy. Pracodawca może jednak ustalić dłuższą przerwę.

Jeżeli pracujesz przed komputerem pamiętaj o co najmniej 5-minutowej przerwie wliczanej do czasu pracy po każdej godzinie pracy. Chyba że możesz łączyć przemiennie pracę związaną z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nie obciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała.

IV. Komunikacja

W ramach pracy w zespole warto określić, w jakich godzinach się komunikujecie i kiedy jesteście dostępni, a przede wszystkim, jakich narzędzi używacie, i co będzie podstawowym narzędziem komunikacji w zespole. Np. chat jest świetnym rozwiązaniem do komunikacji roboczej, codziennej, bowiem stanowi najmniej inwazyjny sposób komunikacji. Natomiast kontakt telefoniczny warto stosować w sytuacjach pilnych, a maile pozostawić do komunikacji z zewnętrznymi podmiotami i klientami, a także do oficjalnych ogłoszeń, potwierdzania istotnych ustaleń.

V. Przestrzeń

Bardzo istotna jest organizacja przestrzeni pracy, która zapewni ci komfort i wygodę. Wyznacz przestrzeń, która będzie spełniała rolę ”domowego biura”, czy też ”domowego stanowisko pracy”, zgodnego z BHP i odseparowanego od pozostałej części domu. Takie zorganizowanie przestrzeni pozwoli ci na odcięcie się psychiczne „od pracy po pracy”. W miarę możliwości wyznacz pokój, małą przestrzeń albo chociaż swoje biurko w pokoju. Łóżko raczej się nie sprawdzi, chociaż istnieją zwolennicy pracy wszędzie, czyli tam gdzie możesz i gdzie tylko zechcesz.

Zadbaj także, aby twoje miejsce pracy miało odpowiednie oświetlenie, szczególnie jeżeli w ramach obowiązków służbowych prowadzisz wideorozmowy.

VI. Współmieszkańcy

Konieczne będzie porozmawianie z domownikami, współlokatorami, rodziną o zasadach, kiedy pracujesz zdalnie, a także o formach komunikacji, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Szczególnie zadbaj o wyjaśnienie sytuacji dzieciom, bowiem mają poczucie, że rodzic jest w domu, zatem nie pracuje.

VII. Sprawy prywatne

Najlepiej oddzielić aktywność zawodową od prywatnej, a tym samym nie mieszać obowiązków zawodowych z domowymi, rodzinnymi. Bowiem taka naprzemienna praca i wykonywanie obowiązków służbowych oraz prywatnych bez wyraźnego rozgraniczania ich, może bardzo męczyć, powodować wydłużanie czasu pracy w sposób niekontrolowany, a także wpływać negatywnie na efektywność.

VIII. Rytuały

Istotne jest wypracowanie nowych rytuałów. Po latach codziennego wstawania i dojeżdżania do pracy już działaliśmy automatycznie. Pobudka, kawa, śniadanie, auto, praca, start.

Teraz w związku ze zmianą organizacji pracy musimy wypracować sobie nowe rytuały. Najlepiej zatem wstawać o określonej godzinie, ustalić, co robimy po kolei, wyznaczyć rytuał oznaczający rozpoczęcie pracy. Nowe nawyki mają przygotować mózg do trybu pracy. Choć akurat Ty być może nie potrzebujesz takich rytuałów.

IX. Efektywność

W gruncie rzeczy praca zdalna pozwala na większą efektywność, bo łatwiej mimo wszystko się skupić – nie przychodzą współpracownicy, którzy chcieli „tylko” zapytać o coś. Jeżeli na co dzień pracujesz w open office, to wiesz jak łatwo tam o rozproszenie.

A jak dodatkowo zapewnić sobie efektywność, by nie doprowadzić do wydłużenia czasu pracy?

Pracuj według techniki pomodoro. Jest to metoda zarządzania czasem, według której praca dzielona jest na 25 minutowe sekcje tzw. pomodori, podczas których całkowicie koncentrujesz się na zadaniu.  Potrzebujesz jedynie stopera, telefonu, zegarka lub apki, by mierzyć czas. A następnie:

  • zrób listę spraw do wykonania w ciągu dnia; nadaj im priorytet, zacznij od spraw najważniejszych,
  • postaraj się usunąć z przestrzeni wokół siebie wszystkie rzeczy, które mogą cię rozpraszać, dekoncentrować,
  • ustaw czasomierz na 25 minut,
  • skoncentruj się w pełni i przystąp do realizacji pierwszego zadania,
  • po upływie 25 minut zrób sobie 5 minut przerwy.

Zrób cztery takie cykle (4 pomodoros), po których zrób sobie przerwę 20-30 minutową. Zjedz, napij się kawy, herbaty, wody. Wszystko, tylko nie rób niczego związanego z Twoim zadaniem. To ma być nagroda za wykonanie solidnej pracy. Daj swojemu umysłowi nagrodę i odpocznij. Być może udało ci się wykonać całe zadanie. Jeżeli nie, powtórz proces.

X. A po pracy

Po godzinach pracy staraj się nie włączać służbowego komputera, nie przeglądać służbowej poczty. Jeżeli sprawa będzie bardzo pilna, zapewne osoba znajdzie sposób, by się z tobą skontaktować. Ale z reguły większość treści może poczekać.

Przejdź na tryb prywatny, wyłącz się, relaksuj się, a jeżeli masz możliwość, nie zbliżaj się do strefy biurowej 😊

————–

To zestaw podstawowych zasad. Wiem, że każdy z nas jest inny, a ilu ludzi, tyle potrzeb i sposobów na pracę zdalną. Co więcej, jedni ją kochają, inni narzekają.

Do której grupy należysz Ty? Jak wygląda Twój „home office”?

Obraz StockSnap z Pixabay

2 Comments on “Praca zdalna “w dychę””

  1. Zdecydowanie tak dla pracy zdalnej, mniej stresu, moja przestrzeń, która sama sobie zorganizuje i urządzę

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.