4 sposoby na usprawnienie przebiegu spotkań firmowych

Spotkania firmowe mają na celu m. in. ustalanie strategii działań, tworzenie planów realizacji zadań, analizowanie pomysłów, szukanie rozwiązań, a także podejmowanie decyzji w sprawach rozwoju i funkcjonowania firmy. Niestety zdarza się, że wiele spotkań nie wnosi nic nowego. Nie kończą się konstruktywnymi wnioskami, zestawem działań czy zadań. Znacie to? Dlaczego tak się dzieje?

Bardzo często podczas spotkań uczestnicy mówią rozlegle, rozwodzą się nadmiernie nad niektórymi kwestiami, powtarzają informacje, które i tak wszystkim uczestnikom są znane. A to z kolei zniechęca pozostałych, mniej ekspresyjnych i przebojowych uczestników mających nowe, świeże pomysły do wypowiadania się. W konsekwencji decyzje podjęte na tak zorganizowanych spotkaniach są po prostu mało odkrywcze.

A tak naprawdę dzięki niewielkim zmianom można stworzyć atmosferę, która będzie sprzyjała współpracy, a spotkania staną się owocne pozwalając na generowanie najlepszych rozwiązań. Przedstawione poniżej sposoby usprawniają komunikację podczas spotkań firmowych umożliwiając pojawianie się nowatorskich pomysłów.

DAJ SZANSĘ ŚWIEŻYM POMYSŁOM

Po pierwsze, warto stworzyć wśród uczestników nawyk wcześniejszego zapisywania i przesyłania do koordynatora spotkania informacji, które uczestnik planuje przedstawić podczas zebrania.

Co dzięki temu osiągniemy? Przede wszystkim informacje przekazywane przez kolejnych uczestników nie będą w tak dużym stopniu uzależnione od wpływu innych osób. Najaktywniejsi uczestnicy nie zdominują debaty.

Jeżeli tematem spotkania jest wypracowanie nowych rozwiązań, wówczas taka praktyka może okazać się niezwykle trafna. Bowiem to, co niektórzy pracownicy będą chcieli przedstawić, a będzie spojrzeniem nowym, odkrywczym, wówczas będzie miało szansę ujrzeć światło dzienne. Jeżeli większa liczba uczestników ma okazję wypowiedzieć się, wówczas więcej pomysłów ma szansę zostać wygenerowanych. Będzie z czego wybierać.

Podczas tak skonstruowanych narad każdy ma czas na refleksje, na zastanowienie się nad problemem, możliwymi rozwiązaniami problemu w spokoju. Nie dochodzi do jednoczesnego rzucania pomysłów, co generuje zamieszanie i chaos. Każdy z uczestników zapisuje swój pomysł, a następnie na spotkaniu lub podczas wspólnych obrad prezentuje publicznie swoje przemyślenia. Dzięki tej metodzie spokojniejsi i mniej przebojowi uczestnicy mają szansę na zaprezentowanie swoich pomysłów i przysłużenie się sukcesowi.

ROLA LIDERA

Po drugie, osoba prowadząca spotkanie powinna zabierać głos jako ostatnia.

Warto zaznaczyć, że lider zwykle silnie wpływa na grupę, choć często w sposób niezauważalny. Osoba prowadząca spotkanie, np. szef firmy, wypowiadając się jako pierwszy, powoduje, że uczestnicy spotkania mimowolnie przyjmują jego punkt widzenia, zgadzają się na przedstawione propozycje, a ewentualne kolejne pomysły pozostają pod jego wpływem. Dlatego rolą lidera jest wysłuchanie wszystkich uczestników zanim sam zabierze głos.

CHECKLISTA

Po trzecie, tworzenie checklisty.

Taka lista kontrolna jest skutecznym narzędziem sprawdzania stanu realizacji poszczególnych zadań w ramach całego przedsięwzięcia. A podczas spotkań firmowych wskazuje poszczególne tematy do omówienia oraz zapewnia optymalną kolejność poruszanych kwestii. Co więcej, ułatwia komunikację, dyscyplinuje uczestników spotkania oraz zmniejsza ryzyko nieporuszenia ważnych zagadnień. Dlatego przed spotkaniem należy dokładnie zastanowić się, co na takiej liście powinno się znaleźć.

Najczęściej na takich listach znajdują się rzeczy oczywiste, ale niezwykle ułatwiają przebieg spotkań i pozwalają trzymać się właściwego kierunku.

UKŁAD KRZESEŁ

Po czwarte, sprawdzenie, jak ustawione są krzesła.

Badania wskazują, że jeżeli uczestnicy spotkania siedzą w kole lub półkolu wówczas odzywa się ich potrzeba przynależności. A to oznacza, że koncentrują się bardziej na grupie i jej celach wspólnych
dbając o dobro zespołu. Podczas badań zauważono także, że jeżeli uczestnicy siedzieli po obwodzie kwadratu lub pod kątem prostym, wówczas koncentrowali się na swoich indywidualnych korzyściach, a efekt wspólnotowy zanikał. Uczestnicy podkreślali swój indywidualizm.

Stąd wniosek, że ustawianie krzeseł po obwodzie koła sprzyja tworzeniu atmosfery współpracy i partnerstwa, ułatwiając w ten sposób wypracowanie wspólnych rozwiązań. 

A zatem przed spotkaniem sprawdź, jak ustawione są krzesła, a także jaki efekt chcesz wywołać odpowiadając na pytanie: czy uczestnicy spotkania mają działać w duchu wspólnotowym, czy koncentrować się na indywidualnych korzyściach?

Przedstawione powyżej sposoby są banalne we wprowadzeniu, ale mogą przynieść firmie znaczne korzyści. Wdrażając powyższe sposoby zadbamy o komfort pracowników, pozwolimy na uwolnienie kreatywności, pomysłów, wprowadzimy porządek do spotkań. A dzięki takiej atmosferze firma może liczyć na owocne spotkania, generowanie najlepszych rozwiązań oraz sprawną komunikację.

Fot. Alexas_Fotos z Pixabay

2 Comments on “4 sposoby na usprawnienie przebiegu spotkań firmowych”

  1. Dzięki za komentarz 🙂 Niestety to nie tylko domena małych firm. W wielu firmach jest obecne takie podejście. Nie zawsze wynika to ze złej woli prezesów czy szefów firm. Często to po prostu brak świadomości czy utarta kultura organizacyjna. A jak wiadomo potrzeba czasu na wprowadzenie zmian w tych obszarach. Dobrze, że coraz więcej osób czyta, inspiruje się i czerpie pomysły oraz wiedzę na temat zarządzania i chce wprowadzać zmiany w swoich organizacjach. Pozdrawiam 🙂

  2. Podoba mi się idea szef mówi ostatni. Niestety w małych firmach to nie zawsze możliwe, szef wie lepiej i tyle. A przecie ludzie mają tyle świetnych pomysłów, nie dociera do niektórych, że tak naprawde ich firma traci przez takie podejście.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.