Zmiany w prawie pracy w pigułce (zmian część III)

KOMENTARZ DO USTAWY Z DNIA 10 STYCZNIA 2018 ROKU O ZMIANIE NIEKTÓRYCH USTAW W ZWIĄZKU ZE SKRÓCENIEM OKRESU PRZECHOWYWANIA AKT PRACOWNICZYCH ORAZ ICH ELEKTRONIZACJĄ W PIGUŁCE

ZMIANY DO USTAWY Z 14 LIPCA 1983 R. O NARODOWYM ZASOBIE ARCHIWALNYM I ARCHIWACH

 Zmiany w Kodeksie pracy, dotyczące skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do lat 10, siłą rzeczy spowodowały konieczność dokonania odpowiednich zmian w  przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217, z późn. zm.).
Zmiany te zostały wprowadzone na mocy art. 2 ustawy nowelizującej i wchodzą w życie z dniem 01.01.2019 r.

  • po art. 51s dodaje się art. 51sa i art. 51sb w brzmieniu:

„Art. 51sa. Marszałek województwa, o którym mowa w art. 51b, przeprowadza kontrolę u przedsiębiorcy, który wykonuje działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru.

Art. 51sb. 1. Przedsiębiorca, który wykonuje działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru, podlega administracyjnej karze pieniężnej w wysokości
do 100 000 zł.

2. Karę pieniężną, o której mowa w ust. 1, nakłada, w drodze decyzji, marszałek województwa, o którym mowa w art. 51b, na podstawie wyników kontroli.”

Komentarz:

  • zgodnie z art. 51a wskazanej wyżej ustawy, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 646), wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce prowadzenia działalności objętej wpisem;
  • ustawodawca, na mocy ustawy nowelizacyjnej, usankcjonował prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania bez uzyskania wpisu do rejestru
    • podmiotem właściwym do dokonania kontroli u przedsiębiorcy, który wykonuje działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji bez uzyskania wpisu do rejestru, jest marszałek województwa  właściwy ze względu na miejsce prowadzenia działalności objętej wpisem do rejestru;
    • na podstawie wyników kontroli, marszałek województwa może nałożyć na przedsiębiorcę, w drodze decyzji, administracyjną karę pieniężną, w wysokości do 100 000 zł;
  • art. 51u ust. 1 otrzymuje brzmienie:

1. W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji ustalonego na podstawie odrębnych przepisów.”

Komentarz:

  • zmiana ta ma charakter czysto techniczny; w obecnym kształcie przepisu wskazane jest, iż w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłościowej wskazuje podmiot prowadzący działalność  w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego od dnia: 1) zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentacji osobowej; 2) wytworzenia – dla dokumentacji płacowej;
  • w znowelizowanym brzmieniu tego przepisu ustawodawca nie wskazuje już okresu, do upływu którego likwidator lub syndyk pracodawcy postawionego w stan likwidacji lub upadłości zapewnić musi przedsiębiorcy przejmującemu dokumentację na dalsze przechowywanie środki finansowe – w tym zakresie odsyła do odrębnych przepisów, które ustalają okresy przechowywania dokumentacji, tj. do Kodeksu pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawy o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych.

ZMIANY DO USTAWY Z 13 PAŹDZIERNIKA
1998 R. O SYSTEMIE UBEZPIECZEŃ SPOŁECZNYCH

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), z mocą od dnia 01.01.2019 r., wymusza na ustawodawcy również odpowiednie dostosowanie do tych zmian przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2017r. poz. 1778, z późn. zm.). Zmiany te, zawarte w art. 3 ustawy zmieniającej, wynikają, zdaniem ustawodawcy, z konieczności zapewnienia ubezpieczonemu możliwości ustalenia prawa do świadczeń ZUS oraz ich wysokości, po upływie okresu przechowywania przez pracodawcę (płatnika) dokumentacji pracowniczej (i jej zniszczeniu w sytuacji, gdy pracownik jej nie odbierze).

Na czym zatem polegają te zmiany?

  • w art. 4 dodany pkt 6a i pkt 7 otrzymują brzmienie:

„6a) raport informacyjny – zestawienie informacji dotyczące ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4, który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., obejmujące:

a) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.,

b) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r., z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy,

c) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 i 2203), w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r.,
z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy,

d) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1383, 1386 i 2120 oraz z 2018 r. poz. 138 i 357) – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danych za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy,

e) dane dotyczące okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia
19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 r. poz. 138)
– za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008 r., z wyjątkiem danyc
h za ubezpieczonego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury pomostowej na podstawie tej ustawy,

f) informację, czy w okresie zatrudnienia pracownikowi przysługiwał ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r.
o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego „Polskie Koleje Państwowe” (Dz. U. z 2017 r. poz. 680 i 1529),

g) datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany;”,

„7) konto ubezpieczonego – konto, na którym są ewidencjonowane składki i informacje dotyczące przebiegu ubezpieczeń społecznych danego ubezpieczonego oraz zatrudnienia pracownika;”

Komentarz:

  • przypomnijmy:
    • w stosunku do ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat lub 10 lat; decyzja o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do lat 10 należy do pracodawcy,
    • w stosunku do ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczeń społecznych od dnia 1 stycznia 2019 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi obowiązkowo 10 lat,
    • w stosunku do ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych przed 1 stycznia 1999 r. – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi obowiązkowo 50 lat,
    • WYJĄTEK – nie można skrócić okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w stosunku ubezpieczonych wykonujących pracę górniczą lub pracę równorzędną
      z pracą górniczą albo posiadających okresy pracy zaliczanej do pracy górniczej – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi tutaj 50 lat, a zatem nowe regulacje nie będą dotyczyć tych grup zawodowych;
    • WAŻNE – możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentów dotyczyć będzie również zleceniobiorców; w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zleceniobiorcą, zgodnie z art. 6 ust 1 pkt 4, jest osoba wykonująca umowę zlecenie lub umowę agencyjną lub inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia; na takie rozwiązanie ustawodawca zdecydował się z uwagi na wciąż rosnącą liczbę osób świadczących pracę w tej formie;
  • w dodanym pkt 6a ustawodawca wprowadza nowy dokument – raport informacyjny; raport informacyjny to zestawienie dokumentów dotyczących ubezpieczonego, który będzie zobowiązany przekazać płatnik do ZUS (w miejsce dokumentów, które sami ubezpieczeni zobowiązani są jeszcze dostarczać do ZUS, w celu ustalenia prawa i wysokości świadczeń, np. świadectwa pracy czy zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Rp-7), jeśli będzie chciał skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – jest to zatem warunek konieczny;
  • raport informacyjny będzie zawierać dane ubezpieczonego, który został po raz pierwszy zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., i zawierać będzie:
    • lit. a) – informacje niezbędne do przyznania i ustalenia wysokości świadczeń, w tym świadczeń z ubezpieczenia społecznego; w szczególności raport zawierać będzie informacje dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury i renty (renty z tytułu niezdolności do pracy, renty szkoleniowej) – za lata kalendarzowe przypadające w okresie od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018r. – uwaga! regulacja ta dotyczy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, tj. pracowników, oraz zleceniobiorców;
    • lit. b) – informacje o wykonywaniu pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 128) oraz o określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć nauczyciela – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2018 r.; z raportu wyłączone są informacje dotyczące nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy;
    • lit. c) – informacje o wykonywaniu pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2018 r. poz. 967, z późn. zm.) oraz o określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od dnia 1 stycznia 1999 r. do dnia 31 grudnia 2008r.; z raportu wyłączone są informacje dotyczące nauczyciela, wychowawcy lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do emerytury na podstawie art. 88 tej ustawy;
    • lit. d) – informacje o okresach wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 32 ustawy o emeryturach i rentach z funduszu ubezpieczeń społecznych, oraz o wymiarze jej wykonywania – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.; z raportu wyłączone są informacje dotyczące pracowników, którzy poinformowali na piśmie płatnika o ustalonym prawie do emerytury przyznanej w oparciu o art. 32, art. 33 lub art. 184 tej ustawy;
    • lit. e) – informacje o okresach wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o której mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924), oraz o wymiarze jej wykonywania za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r.; obowiązek ten nie dotyczy pracowników, którzy poinformowali na piśmie płatnika o ustalonym prawie do emerytury pomostowej przyznanej na podstawie tej ustawy;
    • lit. f) – informację o przysługiwaniu pracownikowi w okresie zatrudnienia ekwiwalentu pieniężnego za deputat węglowy, o którym mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 września 2000 r. o komercjalizacji i restrukturyzacji przedsiębiorstwa państwowego Polskie Koleje Państwowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 680);
    • lit. g) – informacje dotyczące daty, trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany – jest to istotne z punktu widzenia przyznawania świadczeń przedemerytalnych, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 30 kwietnia 2004 r. o świadczeniach przedemerytalnych (Dz. U z 2018 r. poz. 1924, z późn. zm.);
  • w pkt 7 z kolei, ustawodawca rozszerzył definicję konta ubezpieczonego o dodatkowe informacje, które płatnicy będą zobowiązani przekazywać w raportach informacyjnych do ZUS; w nowym brzmieniu, konto ubezpieczonego to zbiór danych dotyczących jednej osoby, na którym ewidencjonowane są wszystkie informacje związane z przebiegiem ubezpieczenia oraz zatrudnienia pracownika; jak widać, ustawodawca wyraźnie wskazał, iż te dodatkowe informacje dotyczą wyłącznie stosunku pracy (nie zaś wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia);
  • w art. 36 po ust. 11 dodaje się ust. 11a w brzmieniu:  

„11a. Zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1, zawiera dodatkowo datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.”

Komentarz:

  • na mocy ustawy nowelizującej zmienia się także zakres informacji, jakie pracodawca będzie zobowiązany zawrzeć w zgłoszeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika;
  • pracodawca podawać będzie dodatkowo: datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany – zakres tej informacji jest tożsamy z zakresem informacji przekazywanym przez pracodawcę w raporcie informacyjnym do ZUS i dotyczącym pracowników zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w okresie pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r.;
  • co ważne, w celu uzyskania świadczenia z ubezpieczeń społecznych, zbędne będzie dostarczanie do ZUS przez wnioskodawców świadectw pracy;

w art. 40 w ust. 2:

  • pkt 1 otrzymuje brzmienie:

„1) wymienione w drukach: zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennym raporcie miesięcznym, deklaracji rozliczeniowej i raporcie informacyjnym;”,

  • pkt 7 otrzymuje brzmienie:

„7) niezbędne do przyznania, ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, a także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach;”;

Komentarz:

  • zakres informacji ewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego, oprócz informacji wymienionych w drukach: zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, imiennym raporcie miesięcznym i deklaracji rozliczeniowej, zostanie poszerzony o dane zawarte w raporcie informacyjnym przekazywanym do ZUS przez płatnika – pkt 1;
  • zgodnie z pkt 7, informacje te będą niezbędne do przyznania, ustalenia wysokości i wypłaty świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ale także świadczeń finansowanych z budżetu państwa oraz o dokonanych wypłatach;
  • skoro zatem to płatnik zobowiązany będzie przekazać te informacje do ZUS, wnioskodawca, chcący skorzystać ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych, będzie zwolniony z obowiązku dołączenia odpowiednich dokumentów potwierdzających spełnienie warunków wymaganych do nabycia prawa do danego świadczenia;

w art. 41 w ust. 3 w pkt 9 kropkę zastępuje się średnikiem i dodaje się:

  • pkt 10 w brzmieniu:

„10) dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty;”;

  • pkt 11 w brzmieniu:

„11) dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy.”

Komentarz:

  • art. 41 dotyczy imiennych raportów miesięcznych składanych przez płatników, którzy zgłaszają kogoś (np. pracowników, zleceniobiorców) do ubezpieczeń społecznych;
  • ustawa zmieniająca poszerza katalog danych, które płatnik zobowiązanych będzie zamieścić w imiennych raportach miesięcznych; i tak:
    • zgodnie z pkt 10, płatnik zamieszcza dodatkowo dane dotyczące wypłaconego dochodu niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty,
    • zgodnie z pkt 11, płatnik zamieszcza dane dotyczące wykonywania pracy przez nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego zatrudnionego w placówkach, o których mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 22 maja 2009 r. o nauczycielskich świadczeniach kompensacyjnych, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć, z wyjątkiem danych za nauczyciela, wychowawcę lub innego pracownika pedagogicznego, od którego płatnik składek uzyskał na piśmie informację o ustaleniu prawa do nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego na podstawie tej ustawy;
  • Uwaga! Na mocy ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w celu obniżenia składek na ubezpieczenie społeczne osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę (Dz. U. z 2018 r. poz. 1577), w art. 41 w ust. 3 dodano pkt 4a, zgodnie z którym od 01.01.2019 r. osoba prowadzącą pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców lub innych przepisów szczególnych, w imiennym raporcie miesięcznym będzie musiała zawrzeć informacje dotyczące rocznego przychodu z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej uzyskanego w poprzednim roku kalendarzowym oraz kwotę najniższej podstawy wymiaru składek uzyskaną na dany rok kalendarzowy;

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.