Zmiany w Kodeksie pracy w pigułce (cz. II)

Zmiany w Kodeksie pracy od 2019 r. zostały wprowadzone na mocy art. 1 ustawy z dnia 10 stycznia
2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz.357) i wchodzą w życie z dniem 01.01.2019 r.

A zatem:

  • dodaje się art. 948 w brzmieniu:

„Art. 948. § 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.”

Komentarz:

  • przepis ten daje pracodawcy możliwość zmiany postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej: z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową, w zależności od aktualnych potrzeb pracodawcy;
  • zmiana postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej możliwa jest
    w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu;
  • pracodawca zobowiązany jest prowadzić dokumentację pracowniczą dla wszystkich pracowników w jednolitej formie: papierowej lub elektronicznej, do czego zobowiązuje pracodawcę zasada kompletności;
  • ustawodawca w sposób dość szczegółowy uregulował w tym przepisie tryby zmiany postaci dokumentacji pracowniczej:
    • zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym,
    • zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym;
  • szczegółowe warunki prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zostaną zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369);
  • dodaje się art. 949 w brzmieniu:

„Art. 949. § 1. Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o:

1) zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;

2) możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1.

§ 2. Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

§ 3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

1) dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;

2) przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu
i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;

3) małżonkowi (wdowie i wdowcowi);

4) rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.”

Komentarz:

  • kolejnym obowiązkiem, jaki ustawodawca nakłada na pracodawców, jest obowiązek poinformowania pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, o:
    • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową,
    • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej – papierowej lub elektronicznej – w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji, o której mowa w pkt 1;
  • taki sam obowiązek ustawodawca nałożył na pracodawców względem byłych pracowników
    – zawiadamia on w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia;
  • prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej ustawodawca przyznał również wskazanym w przepisie członkom rodziny pracownika lub byłego pracownika, w przypadku ich śmierci, tj.:
    • dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym,
    • przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnukom, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie
      i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
    • małżonkowi (wdowie i wdowcowi),
    • rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym;
  • osoby wskazane w § 3 nie będą musiały spełnić żadnych warunków, aby móc otrzymać poprzednią postać dokumentacji pracowniczej;
  • szczegółowy tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji określone zostały w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369);
  • dodaje się art. 9410 w brzmieniu:

„Art. 9410. W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 949, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.”

Komentarz:

  • w przypadku, gdy poprzednia postać dokumentacji pracowniczej nie zostanie odebrana przez pracownika, byłego pracownika lub osobę wskazaną w art. 949 § 3, pracodawca będzie mógł ją zniszczyć – inaczej zatem niż w art. 947 § 1: ustawodawca wyposaża pracodawcę w możliwość zniszczenia dokumentacji pracowniczej, nie nakłada na niego obowiązku w tym zakresie (w moim przekonaniu ustawodawca prezentuje tutaj brak konsekwencji w stosunku do silnie akcentowanej zasady konieczności zniszczenia dokumentów, o której mowa w art. 947);
  • ustawodawca nie wyznacza pracodawcy żadnego terminu na zniszczenie dokumentacji pracowniczej – w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca związany jest wyłącznie ustawowymi terminami jej przechowywania;
  • zastanowić się można w tej sytuacji, czy trafne byłoby podparcie się przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, tj. RODO – czy zniszczenie takiej dokumentacji uzasadnia brak celu dalszego przetwarzania danych osobowych w nich zawartych, zgodnie z zasadą ograniczenia celu?;
  • dodaje się art. 9411 w brzmieniu:

„Art. 9411. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.”

Komentarz:

  • ustawodawca w sposób wyraźny podkreślił, iż dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą w postaci papierowej; celem wprowadzenia tego przepisu było wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych, jakie mogłyby powstać w związku ze stosowaniem przepisów o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej – postać papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej w równym stopniu będą potwierdzać uprawnienia pracownika, stanowić będą dowody w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych oraz będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych;
  • ustawodawca wskazuje również, że przepis ten ma na celu zapewnienie zgodności przyjmowanych rozwiązań z wymaganiami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (eIDAS), zgodnie z którym skutek prawny dokumentu elektronicznego ani jego dopuszczalność w postępowaniu nie może być kwestionowana wyłącznie ze względu na jego postać;
  • dodaje się art. 9412 w brzmieniu:

„Art. 9412. Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

1) pracownika lub byłego pracownika albo

2) osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika

– złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.”

Komentarz:

  • kolejnym obowiązkiem, jaki zostaje nałożonym na pracodawcę na mocy ustawy zmieniającej, jest wydanie (wydruku lub elektronicznej) kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
    • pracownika lub byłego pracownika albo
    • osób, o których mowa w art. 949 § 3, w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika;
  • osoby wskazane w przepisie mogą złożyć wniosek w każdym czasie, w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek powinien zostać podpisany odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym;
  • w art. 281 pkt 6, 7 i dodany pkt 6a otrzymują brzmienie:
    • „6) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,”;
    • „6a) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2, albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,”;
    • „7) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”.

Komentarz:

  • zmiany wprowadzone przez ustawodawcę w prezentowanych wyżej przepisach wymusiły na ustawodawcy dokonanie odpowiednich korekt również w art. 281;
  • zmiany w pkt 6 i 7 mają charakter techniczny; ustawodawca zastępuje pojęcie „dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników” pojęciem „dokumentacja pracownicza”;
  • na mocy dodanego art. 6a ustawodawca wprowadził nowe wykroczenie, zagrożone karą grzywny, polegające na:
    • naruszeniu przez pracodawcę obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej przez wymagany czas, tj. przez podstawowy okres 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, a także dalszy okres, jeśli wymagają tego odrębne przepisy, oraz okres wskazany w art. 945 ust. 2, a dotyczący okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku, gdy pracodawca zawarł z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w okresie 10 lat od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy;
    • zbyt szybkim zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, które uniemożliwi pracownikowi jej odebranie w ciągu miesiąca od upływu okresu przechowywania tej dokumentacji;
  • w art. 2981 otrzymuje brzmienie:

„Art. 2981. Minister właściwy do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej
w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej,

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 § 3

– uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności,
w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.”.

Komentarz:

  • potrzeba wydania nowego aktu wykonawczego w miejsce obowiązującego obecnie rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, wynika ze zmian wprowadzonych ustawą nowelizującą kodeks pracy; ustawa zmieniająca wprowadza m.in. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, co wiąże się z koniecznością  wskazania niezbędnych warunków technicznych i organizacyjnych wymaganych dla prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w tej postaci, przenoszenia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi oraz trybu wydawania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej – rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).  

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.